En visio ou au bureau, on doit partager des idées, des projets, une vision de son entreprise… Malheureusement, lors d’une réunion, les mots ne suffisent pas toujours pour bien se faire comprendre.

Un dessin, une photo, une illustration peuvent aider à être plus clair pour décrire un produit qui n’existe pas encore ou une stratégie marketing en cours de gestation. Sauf que même quand tout est clair, c’est encore mieux d’avoir un schéma ou un dessin… pour aider tout le monde à mémoriser et se rappeler plus tard ce qui a été dit.

Je donne quelques pistes et outils dans ce post, avec une pensée pour les personnes qui travaillent avec moi et qui voudraient gagner en efficacité.

Pourquoi un dessin (pareil avec un schéma ou une liste) vaut mille mots

En général, j’ai une capacité d’abstraction suffisante pour me passer d’un schéma ou d’un dessin pour comprendre les choses. Jusqu’à un certain niveau de complexité.

Au départ, illustrer une idée… ce n’est pas mon truc

Sur certains sujets, j’ai suffisamment d’années au compteur pour affirmer que je comprends très vite, presque trop. Concrètement, j’anticipe en permanence sur ce qu’on me dit en créant des rapprochements (c’est le principe de fonctionnement des HPI).

Par exemple j’ai la fâcheuse habitude de vouloir terminer les phrases des gens pour aller rapidement à l’essentiel, de prévoir la fin d’un film avant qu’elle n’arrive. Donc au départ, faire un schéma pour me ralentir et expliquer des choses qui me semblaient tellement évidentes, ce n’était pas trop mon truc.

Cela dit, je me suis rendu compte au fil des années qu’une illustration même basique, même pour rappeler des choses qui paraissent évidentes pour le présentateur, eh bien ça avait plusieurs mérites.

Une image en live, ça capte et focalise l’attention

Le premier avantage est de limiter les écarts de pensée : on se concentre, avec tous les autres, sur ce qu’on voit. Eh oui, sans support visuel pour se concentrer, c’est plus facile de divaguer. Alors qu’un schéma, un brouillon commenté et qui s’anime en live captera davantage l’attention de tout le monde en mobilisant la vue, notre sens le plus vif.

Des avantages qui donnent envie d’en faire un réflexe

En parallèle à ce qu’on explique, un dessin (même rapidement griffonné au stylo ou à la souris) va aider à :

• mieux mémoriser ce qu’on dit (ancrage et mémoire visuelle)
• aider les autres à comprendre plus précisément, en resserrant le propos
• faciliter les questions, en indiquant du doigt ou par les mots sur l’image « là » où ça coince
• donner un support qu’on peut transmettre à la fin de la discussion (même s’il est moche)
• servir de schéma de départ pour un document visuel final, « au propre » (utile en agence pour un reporting à un client, ou pour confier une tâche à un freelance)

Quand on est en phase de réflexion, de cogitation, faire un diagramme ou un dessin peut aider à structurer sa pensée et la rendre plus facile à mémoriser pour les autres.

Des situations où un schéma (même baclé) avait son importance

Voici des situations vécues où, avec le recul, j’ai trouvé bien utile d’avoir fait un dessin en direct sous les yeux des personnes avec qui je discutais :

• pour réfléchir sur un organigramme et une répartition de tâches dans une petite équipe interne (en phase de brainstorming en petit comité car au-delà de 4-5 personnes, c’est le bazar et mieux vaut prendre le temps de créer un document propre)
• pour identifier des besoins pour un projet de création d’entreprise (e-commerce, service B2B, etc.)
• pour donner l’idée général du flyer de promotion d’une fête (on appelle le brouillon un « rough » dans la presse ou l’imprimerie)
• pour expliquer l’organisation de la salle et des conférenciers lors d’une rencontre de professionnels

Bref, tu as compris l’intérêt de faire un dessin pour partager une idée ou lancer un appel à suggestion. Voyons maintenant des outils pour le faire.

1. Pour faire une liste

1a. Mindomo pour démarrer des listes organisées

Paradoxalement, mon outil n°1 pour créer une liste n’est pas un gestionnaire de liste comme Workflowy (j’en parle plus bas) mais un outil de « mindmapping ». Ces logiciels sont pratiques pour (ré)organiser instantanément une liste, et aller au-delà si nécessaire.

Après avoir utilisé Xmind, Freemind et Mindmeister au fil des années, j’ai basculé vers Mindomo. Comme pour beaucoup d’outils, je suis passé en licence payante une fois que j’ai constaté son intérêt au quotidien.

En version gratuite, on est limité dans le nombre de créations.

1b. Freemind pour ceux qui veulent du gratuit

Je recommande Mindomo pour dessiner rapidement un arbre (une arborescence) ou une suite d’actions. Mais le fait qu’il soit payant en freinera certains. Pour les adeptes du gratuit, il existe Freemind par exemple.

Pour lister des actions et les organiser à la volée, c’est génial.

En quelques secondes, on peut organiser un plan d’actions à faire, une liste de termes, de produits ou de noms et l’actualiser selon les retours des uns et des autres.

Au propre, on pourra ensuite organiser des actions avec des dates dans un outil de gestion de projet en équipe.

1c. Workflowy pour les amoureux des listes simples

Les outils de création de listes sont nombreux. J’aime bien Workflowy, que j’utilise en version gratuite.

Comme d’autres concurrents (Todoist, etc.), il permet d’afficher des listes à puces qu’on réorganise à volonté. L’intérêt est de pouvoir énumérer et hiérarchiser rapidement des actions, des noms etc.

On peut modifier l’ordre instantanément. Je ne m’en sers pas en réunion, mais plutôt à titre personnel. Essayez de jouer avec : c’est très pratique pour archiver des infos, se fixer des objectifs perso…

2. Pour faire un organigramme

Parfois, on doit expliquer dans les grandes lignes comment des tâches vont être réparties dans une équipe. Un organigramme pour résumer l’organisation peut aider.

Avec le mindmapping et un logiciel comme Mindomo, on peut adopter un affichage à l’horizontale pour définir des postes d’équipe, constituer un bureau d’association, une équipe pour un projet événementiel, etc.

Avec un peu d’habitude, ça peut aller vite. Le schéma ci-dessous m’a pris une minute au total, et ça se construit sous les yeux. A la fin, tout est propre et clair. Cela prend évidemment plus de temps quand on débute.

3. Pour faire un schéma opérationnel

On a parfois besoin de montrer des schémas logiques, une suite d’actions… Faut-il le construire en direct sur l’ordinateur ? C’est peut-être une mauvaise idée s’il se complexifie et si on n’a pas une idée parfaitement claire du schéma.

Si vous multipliez les modifications et les hésitations, la construction du schéma deviendra incompréhensible. Dans ce cas, on fait son schéma sur une feuille et on montre son résultat à la fin.

Vive le dessin crayonné au papier : on photographie et on partage

En visio conférence, tu peux montrer un dessin à la webcam (il apparaitra à l’envers), ou le prendre en photo avec ton mobile et le partager immédiatement dans le « chat », comme un fichier joint, ou par email, etc.

3a. Cacoo pour faire un schéma

Dans ce cas, je trouve que Cacoo de NuLabs fait correctement le travail… à condition d’avoir pris l’habitude d’utiliser l’outil. Ça peut vite devenir très moche sinon 😄

Cacoo est un service en ligne gratuit (payant si on dépasse un certain nombre de créations). On peut rapidement faire un dessin de process, d’organisation… Quand on veut parler d’un site internet, d’une appli mobile, il est pratique de pouvoir faire un schéma, une pré-maquette en version très grossière.

Plus pratique que des mots en l’air, un brouillon d’interface pourra servir de support aux premières discussions, être amélioré par la suite par un graphiste, un webdesigner, etc. J’en parle plus loin.

Du brouillon au schéma final… des idées plus claires !

Pour un projet lié aux élections et à la communication politique, j’avais rapidement dessiné des blocs pour identifier un périmètre d’action, savoir qui fait quoi… l’idée a beaucoup plu si bien qu’à la fin, le brouillon s’est transformé en visuel partagé au-delà de l’équipe interne.

3b. TechDebate.io, autre outil gratuit très intuitif

Les outils se multiplient et chacun peut en trouver selon ses goûts. J’ai récemment découvert TechDebate.io via une publicité Twitter. C’est bien fait, épuré, donc très rapide à utiliser pour du basique.

Encore une fois, si on veut illustrer une stratégie, un mode opératoire ou une idée, ça peut aider les neurones et les rétines à mieux comprendre et retenir vos idées. On peut enregistrer les fichiers selon un format propriétaire .tdeb, ou faire un export sous forme d’image PNG.

L’outil est gratuit mais j’ai l’habitude de conseiller de penser à récompenser l’auteur ou à passer à une version premium si le logiciel vous sert. Le véritable coût du travail est ailleurs : dans vos heures et celles de vos équipes.

3c. Zoom avec le « tableau blanc »

Le logiciel de visio Zoom a introduit une fonction Tableau Blanc pour créer un schéma à la volée.

Au moment où j’édite ce texte (août 2022), c’est un outil indigent où il manque des fonctions de base, comme redimensionner une police de caractères dans un bloc.

On s’en servira à la rigueur pour dessiner à main levée au crayon un brouillon d’objet, d’idée… Rien de fou.

A voir comment ça évolue.

4. Pour illustrer un brouillon de page web, d’appli mobile

Avec des outils en ligne, on peut résumer un algorithme (avec des choix, des règles SI…ALORS, etc.), une suite de procédures… sachant que le faire proprement demande du temps.

Ici, je montre la version d’un autre (vieux) schéma dans sa version améliorée, au propre. Il a été finalisé avec Cacoo à partir d’un brouillon dessiné à l’arrache pendant un call.

Lors de la conversation en direct, les blocs n’étaient pas alignés, il manquait l’aspect couleur…cependant c’était une bonne base de discussion et tout devenait clair pour le client. Le brouillon s’est transformé en élément de communication, qui a aidé tout le monde pour comprendre l’évolution du projet.

Bien sûr, rien ne vaut un outil pro si on souhaite régulièrement créer des pré-maquettes de page Web. On parle alors de wireframe, d’UI Sketching… Dans ce cas, je recommande Balsamiq et bien d’autres outils, mais on sort du sujet de cet article.

5. Pour partager une idée de produit

J’ai longtemps utilisé Awaap pour faire des dessins en ligne, mais l’appli gratuite ne semble plus accessible. En alternative, j’ai découvert AutoDraw.com qui est tout aussi génial.

Crée par les équipes de Google en tant que side-project, AutoDraw.com sert de tableau blanc en ligne pour dessiner ce qu’on veut, et même corriger ton gribouillis.

Si on cherche des idées d’illustrations, l’outil utilise l’intelligence artificielle pour suggérer des dessins. On peut donc l’utiliser en dessin libre ou en le laissant proposer des améliorations du tracé.

AutoDraw, du gribouillis visible en temps réel

Non, je ne suis pas particulièrement fier du dessin ci-dessous. Mais ça a permis d’ancrer la discussion autour d’une attente bien précise sur un tournage vidéo.

OK c’est moche… mais ça fait le job.

AutoDraw permet de faire un dessin à l’arrache, ça peut aider à rendre plus concrète une idée, une action…

Si on veut un dessin instantanément plus présentable, on peut demander à AutoDraw de suggérer des symboles ou tracés. Il suffit de dessiner à la souris. Par exemple, je dessine un pantalon et ça reconnait… un pantalon. Ça ne marche pas parfaitement à tous les coups, mais ça reste assez bluffant !

Mieux vaut une tablette et un stylet si on aime écrire

Le mieux pour un usage intensif pro (pour des formations à distance par exemple), si on veut partager son écran en montrant du texte, est d’avoir une tablette graphique et un stylet, du type Wacom par exemple.

Le résume des fonctions d’AutoDraw en vidéo

Cette vidéo assez sympa (en anglais) explique ce qu’on peut gribouiller (avec talent) avec AutoDraw.com

En conclusion

Si on veut mettre une idée en image, il existe beaucoup d’outils pour ça sur internet. Cet article ne fait qu’effleurer le sujet. Tu peux me contacter si tu veux des précisions sur l’un d’entre eux et savoir comment en trouver des plus « sophistiqués » pour ton business.

Je pense qu’être capable d’expliquer une idée avec un schéma, à distance par internet, est plus que pratique : ça devient nécessaire.

Il y a dix ans, chacun avait besoin de savoir utiliser Word et Excel pour travailler avec des outils informatiques. Aujourd’hui, on échange de plus en plus via internet avec des freelances, des collaborateurs ou des salariés en télétravail. Donc bien partager ses idées (ou besoins) en visio par internet avec un dessin n’est pas un luxe.

ps : si ça n’avance pas comme tu veux pour créer des visuels ou communiquer autour de ton projet en sortant de la phase brouillon (pour une création d’entreprise ou de marque, lancement d’un produit ou d’un événement), n’hésite pas à m’en parler.